Telefon służbowy, prywatne rozmowy - czy w Nasielsku obowiązują jasne zasady?

W Nasielsku pojawiły się pytania o zasady korzystania z telefonów służbowych przez pracowników Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych gminy. Wniosek o dostęp do informacji publicznej, złożony pod koniec marca, dotyczył regulaminów, kosztów, zasad używania telefonów do celów prywatnych, a także ewentualnych audytów i nadużyć. Urząd udzielił odpowiedzi, udostępniając szczegółowe informacje o procedurach i danych związanych z telefonami służbowymi. W artykule przedstawiamy listę osób posiadających telefony służbowe, modele urządzeń, koszty ich utrzymania oraz zasady korzystania z telefonów do celów prywatnych.

Pod koniec marca do Urzędu Miasta w Nasielsku złożono wniosek o dostęp do informacji publicznej, który dotyczył zasad korzystania z telefonów służbowych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Nasielsku oraz jednostek organizacyjnych gminy. Zapytanie obejmowało szereg kwestii związanych z regulaminami, kosztami użytkowania telefonów, zasadami korzystania z nich do celów prywatnych, a także ewentualnymi audytami i przypadkami nadużyć. W odpowiedzi na zapytanie, urząd udostępnił szczegółowe informacje na temat obowiązujących procedur i danych związanych z tymi telefonami.

W odpowiedzi na wniosek, urząd udostępnił wykaz osób i stanowisk, które posiadają służbowe telefony komórkowe. Lista obejmuje osoby pełniące funkcje publiczne, takie jak burmistrz, sekretarz gminy, przewodniczący rady miejskiej, a także kierownicy wydziałów i inne osoby zajmujące kluczowe stanowiska.

• Burmistrz Nasielska – Radosław Kasiak (od 2012 r. – najpierw jako Kierownik Wydziału Inwestycji, Zamówień Publicznych i Programów Strukturalnych, obecnie jako Burmistrz Nasielska),
• Sekretarz Nasielska – Marek Maluchnik (od 09.04.2014 r.),
• Przewodniczący Rady Miejskiej w Nasielsku – Marek Gerasik (od 27.05.2024 r.),
• Kierownik Wydziału Środowiska i Rozwoju Obszarów Wiejskich – Bartosz Tomczyk, (od 5.09.2022 r.),
• Kierownik Wydziału Zarządzania Kryzysowego, Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej – Małgorzata Bombalicka (od 11.03.2022 r.),
• Komendant Straży Miejskiej – Cezary Tudek (od 07.01.2020 r.),
• Pracownik Wydziału Zarządzania Kryzysowego, Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej – Andrzej Waldemar Kordulewski (od 02.01.2020 r. – najpierw jako Zastępca Burmistrza Nasielska, obecnie jako pracownik Wydziału Zarządzania Kryzysowego, Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej),
• Pracownik Wydziału Środowiska i Rozwoju Obszarów Wiejskich (od 2013 r.),
• Stanowisko ds. Obsługi Informatycznej (od 11.10.2022 r.),
• Pracownicy Wydziału Organizacji i Promocji (telefon techniczny, służący do prac Wydziału, nie wykonuje się z niego połączeń telefonicznych, telefon na stanie wydziału od 09.05.2019 r.).

Urząd Miejski w Nasielsku dysponuje 11 telefonami służbowymi, w tym urządzeniami różnych marek, takich jak Apple, Samsung i Xiaomi. Koszty związane z utrzymaniem tych telefonów, obejmujące abonamenty i połączenia, wyniosły łącznie 436,65 zł brutto. Każdy pracownik urzędów ponosi określony koszt miesięczny, który różni się w zależności od stanowiska. Na przykład, koszt abonamentu dla Burmistrza Nasielska wynosi 43,05 zł brutto miesięcznie, a dla Kierownika Wydziału Środowiska 49,20 zł brutto.

• Apple iPhone 8,
• Apple iPhone 14,
• Apple iPhone 14 pro,
• Samsung Galaxy A40,
• Samsung Galaxy J3 (telefon bez abonamentu, używany tylko na potrzeby organizacji wyborów),
• Samsung Galaxy M12,
• Samsung Galaxy S10,
• Samsung Galaxy S20,
• Samsung Galaxy S21,
• Samsung Galaxy S21,
• Xiaomi Redmi Note 7.

Dodatkowo, wnioskodawca żądał ujawnienia numerów telefonów i podania ich konkretnych użytkowników. Jak tłumaczy Urząd:

Żądanie [...] nie może zostać zrealizowane w trybie określonym w ustawie o dostępie do informacji publicznej, dane te bowiem nie stanowią informacji publicznej w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902). Informacja o numerach komórkowych telefonów służbowych odnosi się niewątpliwie do narzędzi, jakimi posługuje się organ w zakresie realizacji obowiązków służbowych. Znajomość numerów telefonów sprowadza się w istocie wyłącznie do informacji o cyfrach, które identyfikują abonenta, zaś znajomość numeru oraz osoby, której został on przypisany (imię, nazwisko, stanowisko służbowe), pozwala jedynie na uzyskanie połączenia z jego użytkownikiem. Żądana we wniosku informacja stanowi jedynie informację o narzędziach, które służą do użytku wewnętrznego i stanowią techniczne rozwiązanie w zakresie bezpośredniej komunikacji pomiędzy osobami wykonującymi obowiązki służbowe. Nie jest to informacja o faktach dotyczących zasad funkcjonowania podmiotu, jak i trybu jego działania (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 20 października 2015 r., sygn. akt II SAB/Po 21/15).

Abonamenty, opłaty cykliczne oraz całkowity koszt połączeń za służbowe telefony komórkowe zgodnie z ostatnią fakturą wyniosły 436,65 zł brutto:

• Burmistrz Nasielska – 43,05 zł brutto,
• Sekretarz Nasielska – 43,05 zł brutto,
• Przewodniczący Rady Miejskiej w Nasielsku – 43,05 zł brutto,
• Kierownik Wydziału Środowiska i Rozwoju Obszarów Wiejskich – 49,20 zł brutto,
• Kierownik Wydziału Zarządzania Kryzysowego, Spraw Wojskowych, Obrony Cywilnej – 36,90 zł brutto,
• Komendant Straży Miejskiej – 36,90 zł brutto,
• Pracownik w Wydziale Zarządzania Kryzysowego, Spraw Wojskowych, Obrony Cywilnej – 43,05 zł brutto,
• Pracownik Wydziału Środowiska i Rozwoju Obszarów Wiejskich – 55,35 zł brutto,
• Stanowisko ds. Obsługi Informatycznej – 36,90 zł brutto
• Pracownicy Wydziału Organizacji i Promocji – tylko Internet, usługi nietelekomunikacyjne przypisane do pozostałych telefonów – 49,20 zł brutto.

Telefon używany na potrzeby wyborów nie ma abonamentu, jest doładowywany każdorazowo na czas trwania akcji wyborczej.

Zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza, pracownicy Urzędu Miejskiego w Nasielsku nie zawarli indywidualnych porozumień pozwalających na korzystanie z telefonów służbowych do celów prywatnych. Ponadto, w przypadku przekroczenia limitu abonamentowego, urząd przewiduje zasady zwrotu kosztów, jednak w 2024 roku nie odnotowano przypadków, w których pracownicy byliby zobowiązani do zwrotu dodatkowych kosztów.

W odpowiedzi na zapytanie o przeprowadzane audyty, urząd stwierdził, że w ostatnich latach nie przeprowadzono audytów dotyczących zasad korzystania z telefonów służbowych. Dodatkowo, w latach 2022-2024 nie wykryto żadnych przypadków nieprawidłowego wykorzystywania telefonów służbowych przez pracowników Urzędu Miejskiego.

Zasady korzystania z telefonów służbowych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Nasielsku zostały określone w Zarządzeniu Nr 122/22 Burmistrza Nasielska z dnia 10 listopada 2022 r. Dokument ten reguluje kwestie związane z użytkowaniem telefonów przez pracowników urzędów i jednostek gminnych. Pełna treść regulaminu dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Nasielsku.

Zgodnie z zarządzeniem, służbowe telefony komórkowe przysługują pracownikom Urzędu, których zakres obowiązków wymaga stałych i częstych kontaktów służbowych, a także tych, którzy wykonują swoje obowiązki poza siedzibą Urzędu. W szczególności dotyczy to osób wykonujących obowiązki poza miejscem pracy. Telefony mogą być używane wyłącznie do celów służbowych, a przyznanie telefonu wymaga pisemnego wniosku, który składa się do Burmistrza.

Służbowe telefony komórkowe są ewidencjonowane w ewidencji wyposażenia Urzędu prowadzonej przez Wydział Budżetu i Finansów. Przed przekazaniem użytkownikowi służbowy telefon komórkowy zostaje opatrzony kolejnym numerem inwentarzowym wynikającym z prowadzonej ewidencji wyposażenia.

Zarządzenie precyzuje zasady finansowania kosztów związanych z korzystaniem ze służbowych telefonów. Urząd reguluje pełne należności za korzystanie z telefonu do celów służbowych. Użytkownicy zobowiązani są do przestrzegania miesięcznego limitu kosztów. W przypadku przekroczenia limitu, pracownicy są obciążani dodatkowymi kosztami, które mogą być potrącane z ich wynagrodzenia.

Użytkownicy służbowych telefonów mają szereg obowiązków związanych z ich użytkowaniem. Należy do nich m.in. utrzymanie telefonu w dobrym stanie technicznym, zabezpieczenie go przed dostępem osób trzecich oraz zgłoszenie wszelkich uszkodzeń lub utraty urządzenia. W przypadku utraty telefonu, użytkownik jest zobowiązany do natychmiastowego zablokowania numeru oraz zgłoszenia tego faktu do odpowiednich służb.

Dokument przewiduje także konsekwencje za naruszenie ustalonych zasad. Pracownicy, którzy nie dopełnią obowiązków związanych z użytkowaniem telefonu, np. w przypadku jego utraty czy przekroczenia limitu kosztów, ponoszą pełną odpowiedzialność finansową. Odpowiednie odliczenia mogą zostać dokonane z ich wynagrodzenia.