Brak przejrzystości, nieprawidłowości i uznaniowość. Miasto opublikowało szczegółowy raport z kontroli w NOSiR

Brak nadzoru, bezumowne korzystanie z mienia, błędy w dokumentach i niegospodarność to tylko część problemów, o których dowiadujemy się z „bogatego” raportu pokontrolnego. Kontrola w Nowodworskim Ośrodku Sportu i Rekreacji wykazała poważne nieprawidłowości w zarządzaniu publicznymi środkami.

Zakończyła się kontrola wewnętrzna w Nowodworskim Ośrodku Sportu i Rekreacji (NOSiR), przeprowadzona na zlecenie Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki Sebastiana Sosińskiego. Ocenie poddano gospodarowanie rzeczowym majątkiem trwałym w jednostce w latach 2022–2024. Wnioski z kontroli zostały przedstawione w oficjalnym wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 lipca 2025 roku.

Finalnie, NOSiR otrzymał negatywną ocenę po zakończeniu wewnętrznej kontroli przeprowadzonej przez Urząd Miejski. Analiza objęła pięć obszarów funkcjonowania jednostki i wykazała liczne nieprawidłowości - zarówno organizacyjne, jak i merytoryczne - naruszające przepisy prawa oraz wewnętrzne regulacje NOSiR.

Link do szczegółowego raportu znajduje się tutaj

Kontrola została przeprowadzona w terminie od 7 kwietnia do 16 maja 2025 roku. Za jej realizację odpowiedzialny był zespół kontrolerów, w skład którego weszli:

• Michał Dudek, główny specjalista ds. kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim,
• Joanna Dudzińska, inspektor Wydziału Aktywizacji Mieszkańców UM,
• Izabela Wróblewska, starszy specjalista w Biurze Księgowości Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych.

Kontrola objęła pięć obszarów zarządzania majątkiem rzeczowym:

1. Prowadzenie ewidencji i inwentaryzacja rzeczowego majątku trwałego, w tym i gospodarka magazynowa.
2. Zawieranie i realizacja umów najmu, dzierżawy, użyczenia nieruchomości oraz ruchomego majątku trwałego.
3. Eksploatacja rzeczowego majątku trwałego, w tym naprawy, serwisy, przeglądy i konserwacja rzeczy ruchomych, oraz utrzymywanie nieruchomości.
4. Zamówienia publiczne.
5. Zawieranie i realizacja umów w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
6. Przedmiot kontroli i badany okres

Ocenie podlegały działania podejmowane w NOSiR w okresie od 2022 do 2024 roku. Kontrola miała na celu weryfikację prawidłowości, rzetelności oraz zgodności działań z obowiązującymi przepisami.

Zespół kontrolny zwrócił uwagę na brak skutecznych mechanizmów zarządzania majątkiem. W jednostce nie opracowano jednolitych zasad najmu, dzierżawy i użyczeń.

Problemy dotyczyły również ewidencji – kontrolerzy odnotowali niespójne i nierzetelne prowadzenie rejestrów majątku. Wskazano także, że jednostka nie wywiązywała się z obowiązku bieżącej rejestracji umów dochodowych i wydatkowych w systemie OTAGO.

W toku kontroli ujawniono także niewłaściwe prowadzenie książek obiektów budowlanych oraz brak aktualnych upoważnień. Dodatkowo nieprecyzyjne przypisanie odpowiedzialności za kontrolę merytoryczną dokumentów księgowych oraz niestosowanie wzorów dokumentów w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych utrudniały prawidłowe działanie jednostki.

Kontrola wykazała, że system zarządzania w Ośrodku był niespójny, a obowiązujące akty wewnętrzne – niewystarczające do zapewnienia sprawnej realizacji zadań publicznych. Skutkiem tych niedociągnięć była ogólna dezorganizacja w wielu aspektach działania NOSiR, co bezpośrednio wpłynęło na końcową, negatywną ocenę działalności jednostki w badanym zakresie.

Kontrola wykazała nieprawidłowości dotyczące celowości wydatkowania środków publicznych. Jak wynika z dokumentu pokontrolnego, fundusze jednostki były wykorzystywane w sposób, który nie sprzyjał osiąganiu zakładanych celów.

Jednym z uchybień było oddawanie pomieszczeń do użytkowania bez zawierania stosownych umów lub bez pobierania należnych opłat. Tego typu działania doprowadziły do utraty potencjalnych przychodów. W wielu przypadkach zaniechano waloryzacji czynszów najmu oraz nie podejmowano działań windykacyjnych wobec nierzetelnych kontrahentów.

Stwierdzono liczne przypadki naruszeń obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych regulaminów. Jak wynika z dokumentu pokontrolnego, działania jednostki nie były zgodne m.in. z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości, ustawą o gospodarce nieruchomościami oraz Prawem budowlanym.

Wśród najpoważniejszych uchybień wskazano m.in.:

– zawieranie umów bez wymaganych upoważnień,
– brak rejestracji umów w systemie OTAGO,
– nieprzeprowadzanie lub niewłaściwe dokumentowanie weryfikacji kontrahentów,
– błędy w inwentaryzacji,
– użytkowanie nieruchomości bez formalnych podstaw prawnych.

Więcej, ujawniono liczne nieprawidłowości w zakresie gospodarowania środkami publicznymi i majątkiem trwałym. Zgodnie z raportem pokontrolnym, działania jednostki w wielu przypadkach były nieefektywne i nieracjonalne.

Wśród głównych zarzutów wskazano m.in.:

– błędne naliczanie stawek czynszu,
– zaniechanie pobierania należnych opłat oraz waloryzacji czynszów,
– brak naliczania odsetek za opóźnienia w płatnościach,
– udostępnianie pomieszczeń o charakterze komercyjnym bez umów,

Ostatni z ocenianych obszarów kontroli Nowodworskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji - rzetelność - również wypadł niekorzystnie. Kontrolerzy stwierdzili liczne braki i błędy w dokumentowaniu działań służbowych, co świadczyć może o niewystarczającej staranności przy realizacji obowiązków oraz niedostatecznym nadzorze.

Do najważniejszych nieprawidłowości zaliczono:

• nierzetelne opisy do faktur,
• brak dokumentacji dla przeprowadzonych postępowań zakupowych,
• błędy i braki w dokumentacji inwentaryzacyjnej,
• nieuzupełnione księgi obiektów budowlanych,
• brak ewidencji dla nowo zakupionego wyposażenia.

Na dzień 31 grudnia 2024 roku stan majątku rzeczowego NOSiR obejmował łącznie 467 pozycji o łącznej wartości 28 476 814,21 zł. Majątek ten podzielono na trzy główne kategorie, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej i pozaksięgowej.

Środki trwałe

Środki trwałe ujęte na koncie 011, w liczbie 95 pozycji. Ich łączna wartość wyniosła 27 709 534,91 zł.

Pozostałe środki trwałe – powyżej i poniżej 1 000 zł

Do pozostałych środków trwałych, ujętych na koncie 013, zaliczono 264 pozycje o wartości 624 450,71 zł.

Dodatkowo w ewidencji pozaksięgowej ujęto 108 pozycji majątku o wartości jednostkowej poniżej 1 000 zł, których łączna wartość wyniosła 142 828,59 zł.

W trakcie kontroli ustalono, że NOSiR dysponuje również składnikami majątkowymi użyczonymi przez inne jednostki. Ewidencję księgową tego mienia prowadzi Nowodworskie Centrum Usług Wspólnych (NCUW), wykorzystując w tym celu konta pozabilansowe. Salda na koniec lat 2022, 2023 i 2024 wynosiły odpowiednio:

− konto 9999-01 – 41 698 944,81 zł – środki trwałe użyczone przez Urząd Miejski w Nowym Dworze Mazowieckim, w tym:

• budynek basenu miejskiego – 24 248 696,13 zł;

• ciągnik Shibaura z urządzeniami – 282 650,82 zł;

• traktorek Husquvarna YT-150 – 7 000 zł;

• łódź RH-3 Mariner430 – 4 000 zł;

• przyczepa Ellebi – 5 000 zł;

• silnik zaburtowy Merkury – 11 000 zł;

• projekt i rozbudowa SP-7 z salą gimnastyczną – 17 140 597,86 zł.

− konto 9999-02 – 2 644,50 zł – środki trwałe użyczone przez NCUW:

• drukarka kodów kreskowych GODEX GE300 – 1 070,10 zł;

• skaner Fujitsu SP-1425 – 1 574,40 zł.

NOSiR zarządza obecnie dwiema nieruchomościami należącymi do miasta, przekazanymi mu w trwały zarząd. Pierwsza z nich, położona przy ul. Sportowej 66, została formalnie przekazana na mocy decyzji Burmistrza Miasta z dnia 12 lutego 2000 roku. Druga – zlokalizowana przy ul. Młodzieżowej 1 – trafiła do zasobu jednostki decyzją z 18 lipca 2018 roku.

Z tytułu trwałego zarządu NOSiR zobowiązany jest do uiszczania corocznych opłat w wysokości 29 069,45 zł za nieruchomość przy ul. Sportowej 66 oraz 57 054,00 zł za teren przy ul. Młodzieżowej 1.

Przeprowadzona kontrola wykazała jednak szereg nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki. Przede wszystkim NOSiR nie reguluje wymaganych prawem opłat z tytułu trwałego zarządu, co stanowi naruszenie art. 82 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Ponadto, bez formalnej podstawy prawnej zarządzane jest boisko sportowe przy ul. Mieszka I. Wniosek o ustanowienie trwałego zarządu dla tej nieruchomości złożono dopiero 26 listopada 2024 r., a jego rozpatrzenie przewidziane jest na trzeci kwartał 2025 r.

Dodatkowo NOSiR administruje również budynkiem krytej pływalni (od 30 czerwca 2011 r.) oraz trybuną stadionu miejskiego (od 23 grudnia 2015 r.). Obiekty te znajdują się na nieruchomości przy ul. Sportowej 66, objętej trwałym zarządem.

W trakcie kontroli działalności NOSiR ujawniono nieprawidłowości w zakresie prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Stwierdzone uchybienia dotyczą zarówno dokumentacji, jak i samej procedury udzielania zamówień.

Do najpoważniejszych zarzutów należą:

• brak jednoznacznie określonych kryteriów oceny ofert oraz pominięcie obowiązkowych przesłanek wykluczenia wykonawców;
• niepełne lub nieprecyzyjne opisy przedmiotu zamówienia, a także rozbieżności między dokumentacją przetargową a faktycznym zakresem realizowanych usług lub dostaw;
• brak projektów umów lub niewskazanie istotnych postanowień umownych w dokumentacji przetargowej;
• prowadzenie czynności przetargowych bez należytego umocowania prawnego i bez podpisów osób uprawnionych do reprezentowania jednostki;
• przypadki rezygnacji z postępowania bez zachowania odpowiednich procedur i bez sporządzenia uzasadnienia;
• naruszenia regulaminów wewnętrznych, w tym brak stosowania wymaganych wzorów dokumentów i niedostateczne rozeznanie rynku;
• brak dokumentacji dla większości udzielonych zamówień;
• niedostateczne udokumentowanie przebiegu postępowań, co uniemożliwiało ocenę ich zgodności z przepisami i zasadami gospodarności.

W analizowanym okresie NOSiR udzielił łącznie 36 zamówień publicznych, które obejmowały zakup 39 składników rzeczowych majątku. Aż 36 z tych postępowań przeprowadzono w trybie bezprzetargowym, natomiast tylko jedno – przekraczające próg ustawowy – zrealizowano w trybie przetargowym. Łączna wartość zamówień wyniosła 520 304,72 zł.

Kontrola wykazała uchybienia w realizacji zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł netto, prowadzonych w okresie od 1 stycznia 2022 r. do 28 stycznia 2024 r.

Zamówienia te powinny być realizowane zgodnie z regulaminem obowiązującym w jednostce, wprowadzonym Zarządzeniem Nr 1/F/2021 z dnia 22 kwietnia 2021 r. Dokument ten szczegółowo określał tryby udzielania zamówień, obowiązki pracowników oraz sposób dokumentowania wszystkich czynności. Niestety, jak wykazano, stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły m.in. braku prawidłowego przygotowania, przeprowadzenia i dokumentowania postępowań, co naruszało zasady celowego, oszczędnego i przejrzystego wydatkowania środków publicznych.

Spośród 27 przeprowadzonych postępowań w analizowanym okresie, dokumentacja została udostępniona jedynie dla… 8 z nich. Tylko jedno postępowanie zostało zrealizowane w trybie przetargowym. Pozostałe przeprowadzono bez zachowania wymaganych standardów, co podważa wiarygodność i transparentność procesu zakupowego w NOSiR.

Dodatkowo w czterech konkretnych przypadkach stwierdzono konkretne uchybienia – brak zgodności z regulaminem wewnętrznym, niekompletność dokumentacji oraz możliwe naruszenia zasad gospodarności.

Mowa tu między innymi o:

- Zakup bramek przejezdnych (31.01.2022 r.): Notatka z wyboru wykonawcy nie zawierała jednoznacznego wskazania kryterium, na podstawie którego dokonano oceny ofert, co narusza podstawową zasadę przejrzystości całego postępowania. Dodatkowo dokument ten nie był opatrzony pieczęcią zamawiającego, co obniża jego wiarygodność i budzi wątpliwości co do formalnej poprawności procedury.

Co więcej, zakres zamówienia został bez wyjaśnienia zmniejszony. Zamiast dwóch kompletów bramek i siatek, które miały kosztować 9 328,32 zł, zakupiono tylko jeden zestaw o wartości 4 860,96 zł. Brak uzasadnienia takiej zmiany narusza zasady celowości zamówienia oraz kompletności dokumentacji.

- Zakup i dostawa krzeseł konferencyjnych (12.05.2022 r.): - Postępowanie przeprowadzono z użyciem konta Urzędu Miejskiego w Nowym Dworze Mazowieckim, zamiast konta NOSiR, co może budzić wątpliwości co do jego formalnej prawidłowości. Nie zastosowano wzorów dokumentów określonych w regulaminie NOSiR, brakowało istotnych postanowień umownych oraz informacji o podstawach wykluczenia wykonawców. Wydatek o wartości 23 035,44 zł został rozbity na dwie faktury w odstępie trzymiesięcznym, bez pisemnego uzasadnienia.

- Zakup defibrylatorów AED (27.05.2022 r.): - Postępowanie również przeprowadzono przez platformę zakupową przy użyciu konta Urzędu Miejskiego w Nowym Dworze Mazowieckim, zamiast konta NOSiR. W dokumentacji brakowało ogłoszenia o postępowaniu w BIP, projektu umowy oraz formalnej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty. Notatka z wyboru wykonawcy była jedynym dokumentem potwierdzającym rozstrzygnięcie. Wydatek w wysokości 10 262,00 zł został poniesiony.

- Zakup samochodu dostawczego do 3,5 t DMC (26.10.2022 r.): - Stwierdzono brak ogłoszenia o rozpoczęciu postępowania w Biuletynie Informacji Publicznej, co ograniczało jawność i konkurencyjność, a tym samym naruszało postanowienia regulaminu NOSiR. Zapytanie zostało podpisane przez osobę nieupoważnioną tj. Kierownika Utrzymania Obiektów. Dokumentacja nie zawierała projektu umowy ani istotnych jej postanowień, a wybór wykonawcy udokumentowano jedynie w formie notatki, bez formalnego potwierdzenia przebiegu i wyniku postępowania. Wartość wybranej oferty wynosiła 159 285,00 zł brutto. Zakup został zrealizowany na podstawie umowy nr 61617942-U00454191 z dnia 21.11.2022 r.

- Budowa systemu ochrony wizyjnej CCTV (27.07.2023 r.): - Brak dowodu publikacji zapytania ofertowego lub zaproszenia do składania ofert oznaczał naruszenie zasad przejrzystości i konkurencyjności. Dokumentacja nie zawierała projektu umowy, istotnych warunków realizacji ani przesłanek wykluczenia wykonawców. Wybór wykonawcy został udokumentowany wyłącznie notatką, bez wskazania przyjętych kryteriów i przebiegu porównania ofert. Wydatek został poniesiony w wysokości 59 848,72 zł brutto, na podstawie zgodnie umowy nr 47/2023 z dnia 27.11.2023 r.

W latach 2022–2024 Nowodworski Ośrodek Sportu i Rekreacji udzielił łącznie 36 zamówień publicznych na zakup 39 składników majątku o łącznej wartości 512 300,70 zł. Wszystkie faktury wystawione przez kontrahentów zostały prawidłowo ujęte w ewidencji księgowej jednostki.

Jednak przeprowadzone czynności kontrolne ujawniły szereg uchybień dotyczących opisów dowodów księgowych po stronie NOSiR. Do najważniejszych z nich należały:

• brak potwierdzenia wykonania zakupu zgodnie z zamówieniem, umową lub ustaleniami we wszystkich przypadkach;
• brak wskazania podstawy prawnej wydatku, w części dokumentów
• brak odniesienia do pozycji z rejestru zamówień publicznych, we wszystkich przypadkach
• opisy merytoryczne sporządzane przez osoby nieupoważnione, w części dokumentów
• brak załączonych wydruków z „Białej Listy Podatników VAT”;
• niewypełnione pola dotyczące wprowadzenia składników do ewidencji, w części dokumentów

Z wyjaśnień pracowników wynika, że weryfikacja kontrahentów była przeprowadzana, jednak bez formalnego dokumentowania wyników. Czynności te opierały się głównie na praktyce wewnętrznej i ustnych poleceniach, bez odwołania do obowiązujących procedur.

Po audycie w NOSiR zawarto ocenę: stwierdzone nieprawidłowości mają charakter systemowy i wskazują na głębsze problemy w organizacji pracy jednostki.

Kontrolerzy zwrócili uwagę na niewystarczający nadzór nad realizacją obowiązków służbowych, a także niską jakość prowadzonej dokumentacji i funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. Wśród głównych zastrzeżeń znalazły się m.in.:

• brak lub niespójność obowiązujących procedur,
• powtarzające się błędy o charakterze formalnym i merytorycznym,
• nieprzestrzeganie zarówno przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jak i regulacji wewnętrznych.

Zdaniem kontrolerów, skala tych uchybień uniemożliwia jednoznaczne potwierdzenie, że jednostka była zarządzana w sposób skuteczny, legalny i efektywny. Oceniono, że nieprawidłowości nie miały charakteru incydentalnego, lecz wynikają z braku właściwego systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej w NOSiR.

Kontrola wykazała nieprawidłowości w zakresie zarządzania majątkiem trwałym oraz gospodarki magazynowej. W ocenie zespołu kontrolnego, uchybienia te obejmują zarówno braki formalne, jak i błędy w zakresie organizacji i dokumentowania procesów majątkowych.

Stwierdzono, że prowadzona ewidencja składników majątkowych była nierzetelna. Do najważniejszych uchybień w tym obszarze zaliczono:

• nierzetelne prowadzenie ewidencji składników mienia, w tym: błędne kwalifikowanie nakładów na ulepszenia jako odrębnych środków trwałych, brak trwałego oznakowania składników majątkowych, a także niewprowadzenie do ewidencji posiadanego lub nowo zakupionego wyposażenia
• niewystawienie dokumentów OT dla przyjęcia środków trwałych w 2022 r. oraz niepełne udokumentowanie procesów likwidacyjnych,
• nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji za 2024 r., polegające m.in. na: nierzetelnym sporządzeniu arkuszy spisu z natury, pominięciu spisu w niektórych obiektach jednostki oraz braku wymaganych dokumentów inwentaryzacyjnych
• nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych użyczonych NOSiR, sprowadzające się wyłącznie do formalnego podpisywania arkuszy, bez rzeczywistej weryfikacji składników majątkowych
• zaniechanie wykonania obowiązku inwentaryzacyjnego za 2021 r. oraz nieprzekazanie wymaganej dokumentacji w ustawowym terminie do 15.01.2022 r.
• brak przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej stanowiącej druki ścisłego zarachowania.

Na razie nie wiemy jeszcze czy sprawa nieprawidłowości będzie sprawdzana przez inne służby. Czekamy na informacje w tej sprawie od nowodworskiego ratusza.