Nasielsk: Służbowe karty płatnicze pracowników Urzędu pod lupą. Burmistrz wprowadza nowe zasady wydatków

Czy urzędnicy mogą płacić służbową kartą za wszystko? Burmistrz Nasielska Radosław Kasiak właśnie wprowadził nowe przepisy regulujące korzystanie z kart płatniczych w Urzędzie. Z artykułu dowiesz się, kto dostanie kartę, na co będzie mógł ją wykorzystać i jakie zasady rozliczania będą obowiązywać.

31 marca weszło w życie zarządzenie Burmistrza Nasielska Radosława Kasiaka dotyczące zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych. Dokument ten, opatrzony porządkuje sposób wydatkowania środków z budżetu gminy przy użyciu tego typu instrumentów płatniczych.

Zarządzenie zostało wydane na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o samorządzie gminnym. Jego głównym celem jest wprowadzenie jasnych i uporządkowanych procedur dotyczących zarówno przyznawania służbowych kart płatniczych, jak i ich wykorzystania w ramach wydatków budżetowych Gminy Nasielsk.

W zarządzeniu określono szczegółowo, jakie są zasady użytkowania kart, w jakim trybie mogą być przyznawane, a także jak wygląda procedura ich rozliczania. Dokument zawiera także niezbędne wzory dokumentów: wniosku o wydanie karty, umowy o jej użytkowanie oraz formularza rozliczenia wypłaty gotówkowej pobranej z bankomatu.

Zarządzenie powierza wykonanie przyjętych regulacji Skarbnikowi Nasielska. To on będzie odpowiedzialny za nadzór nad prawidłowym przyznawaniem kart, kontrolę ich użytkowania oraz rozliczanie wydatków dokonanych przy ich pomocy.

Zarządzenie Burmistrza weszło w życie w dniu podpisania, czyli 31 marca br. Od tego momentu nowe zasady obowiązują wszystkich uprawnionych pracowników urzędu, którym przydzielono służbowe karty płatnicze.

W Urzędzie Miejskim w Nasielsku wprowadzono szczegółowe zasady dotyczące przyznawania oraz wykorzystywania służbowych kart płatniczych, które mają na celu usprawnienie i uporządkowanie procesu dokonywania wydatków publicznych. Nowe regulacje precyzują, kto może otrzymać kartę płatniczą, w jakich okolicznościach oraz jak należy rozliczać płatności.

Służbowa karta płatnicza może zostać przyznana wyłącznie pracownikowi Urzędu Miejskiego w Nasielsku, który nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Ważnym warunkiem jest również to, aby przyznanie karty było uzasadnione charakterem obowiązków służbowych, które wymagają dokonywania płatności.

Jeśli pracownik zmieni stanowisko na takie, które nie wiąże się z koniecznością korzystania z karty, lub jeżeli zostanie wypowiedziana jego umowa o pracę, obowiązuje natychmiastowy zwrot karty płatniczej. Karta wydawana jest na czas określony. Dodatkowo, karta może być używana wyłącznie przez osobę, której imię i nazwisko widnieje na karcie, co zapewnia pełną kontrolę nad jej użytkowaniem.

Wniosek o przyznanie karty płatniczej składa pracownik, a decyzję w tej sprawie podejmuje Burmistrz, który określa również okres użytkowania karty oraz miesięczny limit transakcji. Jeśli wnioskodawcą jest sam Burmistrz, decyzję w jego sprawie podejmuje Sekretarz, który także odpowiada za zawarcie umowy o korzystanie z karty, ustalenie okresu jej użytkowania oraz limitu transakcji.

Służbowa karta płatnicza przyznawana jest na podstawie umowy. Z kolei wniosek do banku o wydanie karty płatniczej składa pracownik Wydziału Budżetu i Finansów, który także odpowiada za prowadzenie ewidencji wszystkich wydanych kart służbowych.

Służbowe karty są narzędziem umożliwiającym dokonywanie płatności związanych wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych. Karta płatnicza może być wykorzystywana jedynie do operacji finansowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Oznacza to, że wszelkie transakcje dokonywane przy jej użyciu muszą mieć uzasadnienie w zakresie działalności Urzędu Miejskiego i nie mogą dotyczyć spraw prywatnych pracowników.

Każda transakcja dokonana za pomocą służbowej karty płatniczej musi być odpowiednio udokumentowana. Użytkownik karty zobowiązany jest do zachowania rachunków, faktur lub innych równoważnych dowodów księgowych, które potwierdzają wykonanie operacji. Ponadto, każdy dokument potwierdzający transakcję należy opisać zgodnie z wewnętrznymi procedurami Urzędu Miejskiego w Nasielsku, co pozwala na prawidłowe rozliczenie wydatków.

Służbowa karta płatnicza może być także wykorzystywana do regulowania wydatków bieżących związanych z obowiązkami służbowymi w kraju, szczególnie w sytuacjach, gdy niemożliwe jest dokonanie płatności przelewem bankowym.

Karta płatnicza może być wykorzystana do regulowania, w szczególności wydatków na:

• zakup artykułów spożywczych i przemysłowych,
• zakup nagród na konkursy,
• usługi hotelowe w kraju, w związku z podróżą służbową,
• zakup biletów w przypadku wyjazdu służbowego,
• użytkowanie samochodu służbowego, (m.in. zakup paliwa, opłaty za autostrady, opłaty parkingowe, opłaty za korzystanie z myjni samochodowej, opłaty za naprawę samochodu w przypadku awarii),
• usługi gastronomiczne,
• opłaty sądowe,
• opłaty za udostępnienie materiałów geodezyjnych (wypis i wyrysy).

Każda transakcja dokonana za pomocą służbowej karty płatniczej powinna zostać rozliczona w ciągu 14 dni od jej dokonania. W przypadku podróży służbowej termin ten przedłuża się o kolejne dni. Rozliczenie powinno nastąpić w ciągu 14 dni po zakończeniu podróży.

Proces rozliczenia wydatków realizowanych za pomocą służbowych kart płatniczych przebiega zgodnie z ustalonymi zasadami:

1. Dokumentacja transakcji – pracownik, który dokonał transakcji, jest zobowiązany niezwłocznie dostarczyć opisaną merytorycznie fakturę lub rachunek do Wydziału Budżetu i Finansów, aby mogły zostać one ujęte w harmonogramie wydatków.
2. Sprawdzenie zgodności – pracownik Wydziału Budżetu i Finansów następnie weryfikuje zgodność kwoty na fakturze lub rachunku z obciążeniem na wyciągu bankowym.
3. Wypłaty gotówkowe – w przypadku wypłaty gotówki z bankomatu, pracownik dokonuje odpowiedniego rozliczenia na druku.